Liebe Sparkasse,

sollten Sie für die Schulung Ihrer Mitarbeiter in Punkto <Kundenkommunikation> irgendwann einmal Geld ausgeben wollen, stünde ich Ihnen von Herzen gern zur Verfügung. Zwar kann ich keine entsprechenden Qualifikationsnachweise vorlegen, aber ich bin ein Mensch, dem Worte sehr am Herzen liegen, und der sehr sensibel auf Ausdruck und Wortwahl reagiert. Wenn ich beispielsweise ein Schreiben von Ihnen bekomme, in dem es heißt:

“Sehr geehrter Herr Schwarzer,

bitte besuchen Sie uns in unserer Filiale an einem der nächsten Tage, da wir gerne mit Ihnen über das Sparguthaben sprechen möchten.

Mit freundlichen Grüßen

i.A. Unleserlich”

dann kommt das bei mir nicht besonders gut an.

Mal abgesehen davon, daß Sie wahrscheinlich über mein Sparguthaben reden wollen, und nicht etwa über irgendein Sparguthaben, es also heißen müßte: “…über Ihr Sparguthaben sprechen…“, geht der Tonfall Ihres Schreibens, auch wenn es nicht so gemeint war, haarscharf an dem einer Vorladung “zwecks Klärung eines Sachverhaltes” vorbei.
Der quasi “amtliche” Tonfall wird außerdem dadurch unterstützt, daß Sie darauf verzichten, mir mitzuteilen, warum Sie über mein Sparguthaben reden möchten. Ich kann mir einige Gründe vorstellen, warum Sie mit mir sprechen wollen, wenige Gründe, warum ich das wollen würde, und eine Handvoll Gründe, warum ich das sollte bzw. muß.
Möglicherweise wollen Sie mir bessere Anlagemöglichkeiten vorstellen, wogegen nichts einzuwenden wäre, immerhin verdienen so Sie Ihr Geld. Oder etwas hat sich geändert (die Zinsen oder die Gebühren oder die rechtlichen Grundlagen beispielsweise) und auch darüber kann man reden. Vielleicht ist Ihnen versehentlich mein Guthaben abhanden gekommen? In dem Fall würde ich ganz sicher ein oder zwei Worte wechseln wollen. So oder so spricht nichts dagegen, diesen Grund -wenigstens im Ansatz- anzuführen.
So aber, da Sie Ihre Motive nicht offenlegen, entsteht beim Leser ein diffuses Gefühl der Dringlichkeit, daß m.E. gar nicht angebracht ist. Angenommen Sie wollen mir tatsächlich nur ein bißchen was zu weiteren Anlagemöglichkeiten erzählen, gibt es keinen Grund, warum ich das nicht auch in den nächsten Wochen, Monaten oder gar nicht erledigen könnte. Wir verstehen uns? Zu Ihren Gunsten will ich mal unterstellen, daß Sie dieses Dringlichkeitsgefühl nicht absichtlich erzeugen wolltet. Hinzu kommt, daß ich zu einer Generation gehöre, die grundsätzlich nicht über Geld spricht. Ich spreche noch nicht einmal mit meinen Geschwistern über Geld. Über Sex, Durchfall und peinliche Geschlechtskrankheiten durchaus, über Geld niemals. Sie müßen mir also schon einen verdammt guten Grund geben, warum ich für Sie eine Ausnahme machen sollte.
Versuchen wir es mal besser zu machen:

Lieber* Herr Schwarzer,

Ihr Sparguthaben bei uns, ist in den letzten Jahren auf beachtliche** 500,00 Goldtaler angewachsen. Wir verzinsen Ihr Guthaben zur Zeit mit 0,003711 %.
Sind Sie damit zufrieden? Wenn nicht, möchte ich*** Ihnen gerne ein paar Alternativen zur Vermögensbildung aufzeigen. Wie wäre es, darüber bei einer Tasse Kaffee zu sprechen? Sie erreichen mich**** unter 0900/ichwilldeingeld

Mit herzlichen Grüßen*****

Irgendwie Unleserlich******

O.K., nicht perfekt, aber dafür das ich das mal eben so hingeschludert habe, allemal besser als Ihr Schreiben.

Alles klar? Gut. Wenn Sie mir also das nächste mal schreiben, haben Sie sich bei der Formulierung des Schreibens hoffentlich etwas mehr Mühe gegeben. Ich bin nämlich Ihr Kunde, und als solcher mag ich es, wenn man mich der Mühe für wert hält.

Mit herzlichen Grüßen

Roland Schwarzer

PS.: Diese Lektion gibt es gratis. Für die Nächste müßen Sie blechen.
PPS.: Was Ihre Vorladung Einladung betrifft: … Vergessen Sie es.

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*Zugegeben die Anrede könnte ins Auge gehen. Aber da Ihr vermutlich etwas verkaufen wollt, ist die vertraulichere Anrede in Ordnung, zumal sie gewissermaßen ausdrückt, daß ich Ihnen “lieb und teuer” bin”  Für Mahnungen, Pfändungsbescheide und Morddrohung gilt natürlich nach wie vor “Sehr geehrter Herr Schwarzer”
** Hier passendes Wiewort einfügen. 
*** NIEMALS Wir! “Wir” klingt immer nach Inqusitionsbehörde, Prüfungsausschuß. u.Ä. 
**** Niemals Uns!
***** Für Mahnungen, Pfändungsbescheide und Vaterschaftsklagen gilt natürlich nach wie vor “Mit freundlichen Grüßen” oder “Hochachtungsvoll”
****** Selbstverständlich leserlich geschrieben!